Giải pháp quản lý công văn tài liệu & điều hành tác nghiệp (IDOC)

I. Giới thiệu chung
Phần mềm IDOC được xây dựng nhằm mục đích tin học hóa các hoạt động trong công tác quản lý hành chính, quản lý văn bản, hồ sơ công việc giúp cho việc tiếp nhận, phân công, xử lý, lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm thông tin trực tiếp trên môi trường mạng cho các tổ chức hành chính, các doanh nghiệp.
 
IDOC tạo một môi trường cộng tác hiện đại, đơn giản và thân thiện cho trao đổi thông tin giữa các nhân viên của tổ chức, cho phép người sử dụng có thể truy cập thao tác trên hệ thống qua môi trường Web tại bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, trên nhiều phương tiện thiết bị như laptop, smartphone, tablet...
 
Phần mềm IDOC được phát triển trên nền công nghệ cho phép dễ dàng phát triển và tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức, doanh nghiệp.
 
IDOC cho phép mở rộng đa điểm, đa cấp. Dữ liệu tập trung, nên chỉ cần đầu tư thêm hạ tầng chứ không cần mua thêm phần mềm nếu triển khai mở rộng đến các đơn vị cấp dưới.
 
II. Mục tiêu của phần mềm 
Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ...
 
Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản, ...
 
Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản; 
 
Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng; 
 
Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết;
 
Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan;
 
III. Đối tượng phục vụ 
Đối tượng phục vụ của IDOC này là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).
 
Trong phạm vi của một cơ quan/doanh nghiệp thì các nhóm đối tượng  phần mềm phục vụ bao gồm:
  • Lãnh đạo cơ quan/đơn vị
  • Lãnh đạo phòng Hành chính/Văn phòng
  • Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn
  • Bộ phận Hành chính - Văn thư (phòng Hành chính/Văn phòng).
  • Cán bộ nghiệp vụ / Chuyên viên (chuyên môn thuộc phòng/ban)
  • Cán bộ Quản trị hệ thống
IV. Thành phần và chức năng
1. Văn bản đến
  • Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến theo đường giấy tờ, fax.
  • Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý. 
  • Tiếp nhận, vào sổ văn bản điện tử đến qua mạng: Cho phép tiếp nhận và vào sổ các văn bản điện tử từ các Cơ quan ngoài, chi nhánh, công ty thành viên gửi đến qua mạng. 
  • Chức năng màn hình nhắc việc : Nhắc nhở người dùng những công việc mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong như các văn bản đến cần xử lý, văn bản đến cần phối hợp xử lý, văn bản nội bộ...
  • Chức năng nhắc việc qua email : Nhắc nhở người dùng những công việc mới cần xử lý, những công việc quá hạn (trễ hạn) theo ngày bằng cách gửi email đến địa chỉ email của người nhận nội dung công việc và đường dẫn đến công việc cần xử lý
  • Phân xử lý văn bản (theo luồng hoặc không theo luồng xử lý đã được định nghĩa trước), chuyển tiếp văn bản cho các đối tượng xử lý tiếp theo và chuyển phối hợp xử lý văn bản cho một hoặc một số đối tượng liên quan phối hợp xử lý. Chuyển văn bản gửi đích danh người nhận trong cơ quan. 
  • Xử lý, phối hợp xử lý văn bản: cho phép người xử lý văn bản cập nhật trạng thái và kết quả xử lý công việc của mình.
  • Văn bản xem để biết : Cho phép chuyển tiếp văn bản dưới dạng xem để biết, không cần xử lý đến một người hoặc một đơn vị cụ thể
  • Phân quyền xem văn bản: cho phép phân quyền xem các văn bản cho các đối tượng liên quan, đảm bảo tính bảo mật của từng loại văn bản. 
  • Xem và phân luồng luân chuyển/xử lý văn bản: cho phép người dùng xem luồng luân chuyển để nắm được lịch sử của văn bản chung chuyển giữa các đối tượng trên mạng. 
  • Lập và in phiếu xử lý văn bản: cho phép in ra bản tóm lược việc xử lý văn bản, luân chuyển giữa các đối tượng. 
  • Lập và in sổ công văn đến: cho phép lập và in sổ công văn đến bao gồm danh sách các văn bản đến đang được quản lý trong chương trình. 
  • Tìm kiếm văn bản đến. 
  • Theo dõi tình hình/trạng thái văn bản được xử lý (Đang xử lý, Xử lý đúng hạn, Xử lý quá hạn, Đã hoàn thành xử lý, …)
  • Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đến trong hệ thống, danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến quan trọng, văn bản quy phạm pháp luật, danh sách văn bản đến chưa vào sổ/ đã vào sổ, danh sách văn bản đến theo các tiêu thức quản lý của văn bản, theo người xử lý hoặc người phối hợp xử lý, …
  • Hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh chóng: cho phép sao chép một văn bản sẵn có, nhập tắt cho các trường dữ liệu được quản lý bởi danh mục dữ liệu
2. Văn bản đi
  • Vào sổ và quản lý văn bản đi. 
  • Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý. 
  • Gửi văn bản điện tử đi qua mạng nếu các điểm triển khai hệ thống có nối mạng với nhau. 
  • Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, như văn bản đi chờ ban hành hay chờ vào sổ, …
  • Chức năng nhắc việc qua email : Nhắc nhở người dùng có những công việc mới cần xử lý như văn bản nội bộ, văn bản chờ ban hành...
  • Phân quyền xem văn bản
  • Thiết lập văn bản phải theo dõi hồi báo, thực hiện theo dõi hồi báo như cách thông thường hay theo dõi hồi báo qua mạng 
  • Lập và In sổ văn bản đi 
  • Tìm kiếm văn bản đi trong hệ thống
  • Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đi; danh sách toàn bộ văn bản phát hành nội bộ đơn vị; danh sách văn bản đang theo dõi hồi báo, đã hồi báo; danh sách theo đối tượng theo dõi hồi báo; danh sách theo người nhận trong nội bộ đơn vị; danh sách văn bản phát hành trong ngày; danh sách các văn bản phát hành đi có tính chất quan trọng; danh sách văn bản đi chưa vào sổ, đã vào sổ; danh sách văn bản đi theo các tiêu thức quản lý văn bản: loại văn bản, lĩnh vực, đối tượng soạn thảo, người ký duyệt, …; danh sách văn bản được gửi qua đường mạng; danh sách văn bản đi theo năm phát hành.
3. Hồ sơ công việc/ văn bản dự thảo
  • Tạo lập hồ sơ công việc và gắn các văn bản liên quan (văn bản đến, đi hoặc các văn bản tham khảo) vào hồ sơ công việc;
  • Lập phiếu xử lý văn bản (cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình xử lý) hay lập phiếu yêu cầu xử lý (dành cho lãnh đạo khi yêu cầu nhân viên dưới quyền phải thực hiện xử lý công việc nào đó);
  • Lập văn bản dự thảo và phiếu trình: cho phép tạo lập văn bản dự thảo và soạn thảo phiếu trình để xử lý/giải quyết một công văn đến hoặc yêu cầu của lãnh đạo cần xử lý công việc, toàn bộ các văn bản này tự động được cập nhật vào Hồ sơ xử lý tương ứng;
  • Phối hợp xử lý, cho phép đưa ra các ý kiến trao đổi, góp ý cho văn bản dự thảo trong quá trình xử lý;
  • Trình văn bản lên lãnh đạo: chức năng cho phép trình văn bản dự thảo kèm phiếu trình lên lãnh đạo phê duyệt;
  • Xác nhận hoàn thành văn bản: chức năng cho phép lãnh đạo có thẩm quyền xác nhận hoàn thành quá trình dự thảo và trình ký văn bản, là cơ sở để phát hành văn bản;
  • Chức năng chuyển phát hành thành văn bản đi hoặc văn bản nội bộ;
  • Chức năng Luồng luân chuyển: tự động cập nhật thông tin ngày giờ, người gửi, người nhận của toàn bộ quá trình luôn chuyển, trình/duyệt, đóng góp giữa các đối tượng liên quan đến Hồ sơ/văn bản trình;
  • Chức năng hiển thị luồng xử lý Hồ sơ/công việc: Cho phép xem và nắm bắt được quá trình, tình trạng các công việc thông qua luồng trao đổi điện tử được ghi nhận lại trong hệ thống;
  • Cập nhật văn bản ban hành: chức năng tự động cập nhật văn bản dự thảo cuối cùng sau khi được lãnh đạo phê duyệt thành văn bản ban hành;
  • Kết thúc Hồ sơ xử lý công việc: nếu quá trình xử lý đã hoàn tất đóng hồ sơ;
  • Chuyển giao hồ sơ cho người khác xử lý: người xử lý chính có thể chuyển quyền xử lý chính cho người khác bằng cách chọn lại thông tin “Xử lý chính” là tên người sẽ thay thế mình;
  • Tìm kiếm theo tiêu thức: cho phép người sử dụng sử dụng chức năng này để tìm kiếm một hồ sơ, tập hợp các hồ sơ trong hệ thống;
  • Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách các hồ sơ ở trạng thái đang xử lý,; danh sách các phiếu yêu cầu của mỗi cá nhân phải giải quyết; danh sách các hồ sơ của cá nhân chịu trách nhiệm xử lý chính; danh sách các hồ sơ của cá nhân thực hiện phối hợp xử lý; danh sách các văn bản dự thảo của cá nhân tạo lập và trình duyệt; danh sách toàn bộ hồ sơ đang được lưu trong hệ thống, có  thể phân loại theo tình trạng hồ sơ, theo loại hồ sơ (hồ sơ xử lý vụ việc, hồ sơ tập hợp văn bản, …), theo các lĩnh vực; danh sách hồ sơ theo lãnh đạo phụ trách. 
4. Khai thác thông tin tổng hợp
  • Các loại thống kê, báo cáo: danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến theo tình trạng xử lý ( đang xử lý, đã hoàn thành, đã kết thúc xử lý...), danh sách các văn bản đi phát hành trong ngày, , danh sách các văn bản đi đang theo dõi hồi báo (phân nhóm theo từng cán bộ theo dõi hồi báo), danh sách các văn bản đi đã kết thúc hồi báo (phân nhóm theo từng cán bộ theo dõi hồi báo hoặc tổng hợp), danh sách văn bản đến nội bộ
  • Tạo lập và in báo cáo tình hình xử lý văn bản đến theo thời gian nhận, tình trạng văn bản, phân nhóm văn bản phục vụ lãnh đạo nắm tình hình
  • Tạo lập và in báo cáo tình hình hồi báo văn bản đi: theo ngày ban hành, không cần theo dõi hồi báo, đang theo dõi hồi báo, đã kết thúc hồi báo, phân nhóm theo người theo dõi hồi báo hoặc người ký hoặc người soạn hoặc tổng hợp.
  • Tạo lập và in báo cáo hoạt động của chuyên viên: theo ngày tháng hoặc chuỗi thời gian, hoạt động của một, một số chuyên viên hoặc toàn bộ chuyên viên trong cơ quan, giúp lãnh đạo đánh giá được tình hình tại cơ quan.
  • Liệt kê nhật ký hoạt động theo từng ngày: Liệt kê theo chuỗi thời gian hàng ngày, mỗi ngày có những tác vụ nào thực hiện, ai thực hiện, thời gian thực hiện
5. Quản trị hệ thống và thông tin danh mục
  • Cho phép quản lý các thông số cấu hình hệ thống để vận hành chương trình, các cấu hình hệ thống cần quản lý bao gồm:
    • Cấu hình tích hợp sử dụng hệ thống danh bạ điện tử tích hợp với LDAP, Active Directory,... (trong trường hợp không sử dụng người dùng của SQL Server) đảm bảo thuận tiện trong việc xác thực sử dụng các chương trình và đảm bảo an toàn cho hệ thống.
    • Cấu hình phần chuyển đổi dữ liệu và phân tách dữ liệu và tra cứu dữ liệu theo khoảng thời gian từng năm theo quy đinh văn thư lưu trữ.
    • Cấu hình các tham số đường dẫn và kết nối với các CSDL.
  • Quản trị người dùng: cho phép quản lý người sử dụng trong hệ thống, phân quyền sử dụng các chức năng trong chương trình với từng nhóm người sử dụng hoặc từng đối tượng cụ thể.
  • Cho phép ủy quyền xử lý công việc: Người sử dụng có thể ủy quyền xử lý cho người khác xử lý công việc thay mình trong 1 phạm vi thời gian nhất định.
  • Quản lý danh mục: được ví như từ điển tra cứu, với chức năng lưu trữ và quản lý các loại danh mục khác nhau phục vụ cho việc quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, phục vụ cho việc hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh, chính xác, thuận tiện, giúp cho việc chuẩn hóa các tiêu thức thống kê,... Các danh mục quản lý bao gồm: sổ văn bản, loại văn bản, ký hiệu văn bản, lĩnh vực văn bản, độ mật văn bản, độ khẩn văn bản, cấp cơ quan, cơ quan, phòng ban nội bộ, mẫu văn bản dùng chung (các mẫu để tạo văn bản dự thảo) 
  • Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cũng bao gồm các khả năng cho phép tạo lập các luồng xử lý văn bản được định nghĩa trước theo các quy trình xử lý đã được chuẩn hóa trong đơn vị, hay tạo lập các báo cáo với các tiêu thức do người lập báo cáo lựa chọn. Module này cũng có thể được cấu hình để nhận các văn bản gửi đến từ bên ngoài theo đường thư điện tử.